چگونه می توان فرآیند تولید محتوا پویایی تعریف کرد؟

آیا محتواهای شما اغلب دیر تحویل داده می‌شوند؟
آیا برای تمام کردن آن مشکلی ندارید؟
آیا معمولاً در فرآیند تولید محتوا و تحویل محتواها گیر می‌کنید؟

در بازاریابی محتوا، فرآیند تولید محتوا و مدیریت آن امری ضروری است.
اگر سرتان را به نشانه بله تکان می‌دهید، تیم محتوا شما احتمالاً فرایند تولید محتوا خود را مشخص نکرده است.
هر تیم محتوایی که می‌خواهد پروژه‌های خود را پیگیری کند، لازم است قبل از اینکه قلم‌های تولیدکنندگان محتوا با کاغذ یا انگشتان صفحه کلید برخورد کند، فرایند تولید خود را مشخص کنند.

فرآیند تولید محتوا چیست؟

فرآیند تولید محتوا مجموعه کارهایی است که تیم برای یک مشتری خاص یا نوع خاصی از محتوا (مثل یک صفحه وب، یک پست وبلاگ، یک مقاله، یک ایمیل یا هر محتوای دیگر) باید انجام دهد.
کریستینا هالورسون (Kristina Halvorson) در کتاب خود، استراتژی محتوا برای وب می‌گوید که فرآیند تولید محتوا «نحوه درخواست، منبع، ایجاد، بازبینی، تأیید و تحویل محتوا» را تعیین می‌کند.

حتی اگر فرآیند تولید خود را مشخص نکرده باشید، تیم شما به آن نیاز دارد.
هر تیمی این کار را انجام می‌دهد: افراد خاصی در زمان‌های خاص بارها و بارها کارهای خاصی را انجام می‌دهند.
فرآیند تولید ممکن است ساده یا پیچیده باشد.
یک تیم ممکن است برای مشتری‌های خاص یا انواع پروژه‌ها، فرآیند تولید جداگانه ای داشته باشد.

فرآیند تولید محتوا معمولی شامل کارهایی از این قبیل است:

• طرح کلی
• نوشتن
• بررسی
• ویرایش
• تایید
• انتشار

هنگامی که فرایند تولید نوشته می‌شود، معمولاً این فرایند چشم‌اندازی از پیشرفت کارها را نشان می‌دهد.
این مثال، که هر نقش را نشان می‌دهد، پیشرفت وظایف را در بین نقش‌ها (عمودی) و با گذشت زمان (به صورت افقی) بیان می‌کند.

چرا باید برای تیم خود فرآیند تولید محتوا تعریف کنید؟

اگر فرآیند تولید محتوا خود را بدون تعریف رها کنید، پیگیری تعداد زیادی از پروژه‌ها دشوار است و پروژه‌ها می‌توانند عقب بیافتند.
تیم محتوا ممکن است از مسئولیت‌های خود مطمئن نباشند یا از میزان تلاش لازم برای تکمیل محتوا بی‌اطلاع باشند.

آنچه تعریف فرآیند تولید محتوا به تیم شما امکان انجام می‌دهد، عبارتند از:

• تقسیم فرآیند محتوا به کارهای قابل کنترل
• مشخص کردن مرحله توسعه هر بخش از محتوا
• مشخص کردن هر مرحله برای دریافت تاییدیه محتوا
• دانستن مسئولیت هر مرحله و زمان انجام آن 

یک فرآیند تولید محتوا تعریف شده به افراد تولید محتوا است می‌گوید وقتی نوبت آنها برسد، باید چه کاری را انجام دهند و مشخص می‌کند که چه چیزی را باید تحویل دهند. 

هم‌چنین تولید محتوا و فرایند آن به مدیر پروژه کمک می‌کند تا تنگناها را تشخیص دهد.
در نتیجه، آنان می‌توانند تدابیری را برای حرکت محتوا به سمت تولید اتخاذ کند.

چگونه فرآیند تولید محتوا تعریف می شود؟

تعریف فرآیند تولید محتوا، شناسایی این است که چه کسی چه کاری را انجام می‌دهد.
شما می‌توانید این کار را به هر شکلی که تیم شما مفید بداند، انجام دهید.
از اصطلاحاتی که تیم شما استفاده می‌کند، استفاده کنید.

بیایید هر قسمت یعنی چه کسی، چه چیزی و چه زمانی را جداگانه بررسی کنیم.

مشخص کنید چه کسی درگیر چه کاری است (نقش ها)

پروژه‌های محتوایی شما احتمالاً افراد زیادی را درگیر می‌کند که در مراحل مختلف پروژه دارای مسئولیت‌های مشخصی هستند.
اولین قدم در تعریف فرآیند تولید محتوا، درک این موضوع است که چه کسی در این کار دخیل خواهد بود.
تعداد نقش‌ها و عناوین بسیار متفاوت است.
برای مثال:

• استراتژیست‌های محتوا
• نویسندگان
• طراحان گرافیک
• کارشناسان موضوع محتوا
• مدیران پروژه
• بازاریاب‌ها
• صاحبان کسب و کار
• بازرسان (حقوقی ، منابع انسانی ، رئیسان بخش‌ها و غیره)
• توسعه دهندگان

مشخص کنید که هر نقش چه کاری انجام می دهد (وظایف)

بعد از شناسایی نقش‌های یک فرآیند تولید محتوا، وظایف را شناسایی کنید (برای مثال “ایجاد پیش نویس” یا “تصویب پیش نویس”)، هر کار را به نقشی اختصاص دهید و وظایف را به ترتیب انجام آنها قرار دهید.

سپس هر کار را به اندازه لازم با جزئیات تعریف کنید تا زمان صرف شده برای ویرایش‌ها، پرس و جوها و سردرگمی های کلی را به حداقل برسانید.
به عنوان مثال، هنگام تعیین کار « پیش نویس» ممکن است دقیقاً بگویید کدام جنبه از محتوا نیاز به تأیید دارد. نگارش و دستور زبان؟
دقت؟
خوانایی؟
صدا و لحن؟
مطابقت با سیاست های خاص یا الزامات قانونی؟

برای هر کاری که نیاز به جزئیات بیشتر از آنچه در جریان کار وجود دارد، افراد را به سمت این جزئیات هدایت کنید.
به عنوان مثال به نویسندگان بگویید که هدف، مخاطب، اهداف شمارش کلمات، دستورالعمل های سّبک (برای صدا، لحن و قالب و …) و سایر مواردی را که باید بدانند از کجا پیدا کنند.

هر وظیفه را به اندازه کافی کاملاً مشخص کنید تا فرد در هر نقش بداند برای انجام مطلوب وظایف و حرکت پروژه باید چه کاری انجام دهد.
اگر تعاریف وظایف مبهم است، آماده شنیدن مواردی مانند «من نمی‌دانستم که باید چنین کاری کنم» یا «این وظیفه من نیست» یا «فکر می‌کردم پیتر از آن مراقبت می‌کند» باشید.

بعد از اینکه مسئولیت‌های هر کس که در فرآیند تولید محتوا به او اختصاص یافت، به مکانی رسیده‌اید که می‌توانید فازهایی را که محتوا طی می‌کند، تعریف کنید.

تعیین چه زمانی فرآیند تولید محتوا انجام شود (فرآیند تولید)

زمان «هرچه زودتر» معلوم نیست.  «دیروز» پاسخ مفیدی نیست.

مانند هر فرآیندی، مراحل تولید محتوا نیز از نظم منطقی پیروی می‌کنند.
این مراحل به نقاط عطفی نیاز دارند تا تمام تیم بتوانند در ضرب‌الاجل های مربوط کار خود را به موقع انجام دهد.

برای تولید محتوا یک سایت، به طور حتم با یک خلاصه شروع می‌کنید و به سمت تولید و بررسی و سپس به انتشار محتوا می‌روید.
روایت کار خطی و منطقی است. اما همیشه به همین اندازه ساده نیست.

چندین حلقه بازخورد (بازاریابی، منابع انسانی، حقوقی) را معرفی کنید و با این کار چندین لایه پیچیدگی به گردش کار اضافه کنید.
اما اکنون می‌دانید چه کسی چه کاری انجام می‌دهد. زمان انجام آن کار، نیاز بعدی است.

این قضیه با دامنه پروژه و تعداد افراد درگیر بسیار متفاوت می‌شود.

اما، چند نکته :

ابتدا، به افراد اطلاع دهید که در تولید محتوا از چه ویژگی‌هایی برخوردار هستند.
می‌توانید این کار را بصری نشان دهید یا از ابزاری برای مدیریت آن استفاده کنید.
محتوای مفید را پیدا کنید، اما اطمینان حاصل کنید که این اطلاعات به طور موثر منتشر می‌شود.

هل دادن مطالب از طریق فرایند تولید نیاز به درک مشترکی دارد تا امور را در مسیر خود قرار دهید.
به عنوان مثال اگر می‌دانید یک متخصص هر پنجشنبه غایب است، تاریخ تحویل را برای پنجشنبه تعیین نکنید.
زیرا این موضوع عملی نیست و باعث می‌شود کارها دیر انجام شوند.
این جایی است که درک برنامه‌های افراد تیم می‌تواند تعیین تکلیف کارها را در کل تولید محتوا مشخص کند.

هم‌چنین باید در مورد زمان انجام کارها واقع بین باشید.

در مورد یک صفحه ساده 750 کلمه ای، متوسط زمان لازم برای رسیدن از مختصر به انتشار 12 ساعت است.
مقیاس آن را براساس سایتی با ده‌ها یا صدها صفحه تنظیم کنید تا مشخص شود که تولید محتوا چقدر زمان‌گیر است.

به همین دلیل فرآیند تولید محتوا واضح می‌تواند به تیم‌ها کمک کند تا پروژه‌ها را سر موقع تحویل دهند.
دیگر جایی برای بهانه‌گیری از جمله «من نمی‌دانستم مسئولیت من است» یا «این وظیفه من نیست» وجود ندارد.
با فرآیند تولید محتوا واضح هرکسی به برنامه‌ریزی، ایجاد و انتشار محتوا کمک می‌کند، از روند کار و چگونگی انجام وظایف فردی خود نیز آگاه است.

از کارشناس محتوایی بخواهید بر هر پروژه تولید محتوا نظارت کند

بگذارید بگوییم شما فرآیند تولید محتوا خود را تعریف کرده‌اید.
شما قضیه چه کسی، چه چیزی و چه زمانی را حل کرده‌اید.
این تلاش به تنهایی شما را در برابر مشکلات محافظت نمی‌کند.
این روند خودش اجرا نمی‌شود.
هنوز تنگناها وجود خواهد داشت و برای رفع آنها تلاش کنید.

به همین دلیل شما به یک شخص نیاز دارید که مسئول نظارت بر پروژه باشد و هر قسمت از محتوا را در هر مرحله از فرآیند تولید محتوا حرکت دهد.

این فرد ممکن است یک مدیر پروژه، یک استراتژیست محتوا یا یک بازاریاب باشد.
از آنجا که این فرد گردش کار را از نظر اینکه چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام می‌دهد درک می‌کند، می‌تواند به راحتی تنگناها را شناسایی کرده، مشکلات پروژه‌ها را رفع کند و آنها را به حرکت در آورد.

شاید مطالب زیادی در انتظار تایید جان از بخش حقوقی باشد.
تا زمانی که او این کار را انجام ندهد، نمی‌توان محتوا را به مرحله بعدی گردش کار که ویرایش است، منتقل کرد.
دانستن اینکه جان تنگنا است به این معنی است که می‌توانید دلایل آن را (بدون وقت، اولویت های دیگر) برطرف کرده و به رفع مشکل او کمک کنید.

کمک گرفتن از شخصی برای نظارت بر پروژه، راهی برای شناسایی موضوعاتی است که برای ادامه حرکت محتوا (و پروژه) باید به آنها رسیدگی شود.

مانند هر اسناد محتوایی، مانند فهرست مطالب و راهنماهای سبک، گردش کار بایدیک سند زنده باشد.

روشهای استفاده از ابزارهای نرم افزاری را کشف کنید

برای تعریف فرآیند تولید محتوا نیازی به استفاده از ابزارهای نرم افزاری نیست.
می‌توانید از مداد رنگی و ورق هم استفاده کنید.
اما یک برنامه طراحی مانند مایکروسافت ویزیو (Visio) یا سایر برنامه‌های گرافیکی می‌توانند به شما کمک کنند.

در اینجا مثالی از پروژه ای که در Skitch انجام شده است، آورده ایم:

مارسیا ریفر جانستن (Marcia Riefer Johnston) درباره چگونگی شکل گیری این روند کار می‌گوید: من عضوی از تیمی بودم که در مشخص کردن بخش Q-A از روند کارشان خیلی مشکل داشتند.
همه گیج شده بودند.
سرانجام من این شکل‌های چوبی را کشیدم و این نقاشی را برای همه ارسال کردم.
شخص دیگری کلاه گیس‌ها را اضافه کرد.
چه کسی گفته فرآیند تولید محتوا نمی‌تواند سرگرم کننده باشد؟

ابزارهای همکاری آنلاین مانند ترلو، می‌توانند به تیم‌ها کمک کنند تا روند کار خود را ردیابی کنند، احتمالاً با استفاده از یک تقویم داخلی که می‌تواند نمای گرافیکی تقویم مقاله را ارائه دهد.

برخی از تیم‌ها از صفحه گسترده استفاده می‌کنند.
برخی دیگر از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنند که به آنها امکان می‌دهد تاریخ شروع، مدت زمان کار و وابستگی‌ها ثبت کنند تا تغییرات تاریخ به طور خودکار انجام شود.
برخی از ابزارها تیم ها را قادر می‌سازد تا با یک نگاه ببینند یک محتوا در چه فازی از فرآیند تولید محتوا قرار دارد.
به عنوان مثال در GatherContent، برای هر مرحله از فرآیند تولید محتوا می توان یک رنگ برای یک نمای کلی بصری اختصاص بدهید.

برخی از سیستم های مدیریت محتوا تیم‌ها را قادر می‌سازند تا برخی از تیم‌ها از صفحه گسترده استفاده می‌کنند.
برخی دیگر از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنند که به آنها امکان می‌دهد تاریخ شروع، مدت زمان کار و وابستگی‌ها ثبت کنند تا تغییرات تاریخ به طور خودکار انجام شود.
برخی از ابزارها، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا با یک نگاه ببینند که یک محتوا در چه فازی از فرآیند تولید محتوا قرار دارد.
برخی از سیستم‌های مدیریت محتوا تیم‌ها را قادر می‌سازند تا فرآیند تولید محتوا را در خود سیستم ایجاد کنند تا وقتی نوبت کار هر نفر رسید، از آن مطلع شوند.

ابزارهایی که برای تعریف و برقراری ارتباط در مورد فرآیند تولید محتوا وجود دارند، می‌توانند ساده یا پیچیده باشند.
آزمایش کنید تا ببینید کدام ابزارها به بهترین شکل تیم شما را پشتیبانی می‌کنند.

بررسی کنید چگونه فرآیند تولید محتوا مناسب به تولید محتوا کمک می کند

آیا می‌خواهید فرآیند تولید محتوا برای شما مناسب باشد؟
ابتدا فرآیند تولید محتوا را برای هر نوع محتوا یا مشتری تعریف کنید:

• مشخص کنید چه کسی درگیر است (نقش‌ها).
• مشخص کنید که هر نقش (وظایف) چه کاری انجام می‌دهد.
• زمان انجام وظایف (جریان) را مشخص کنید.

سپس، شخصی را برای نظارت بر هر پروژه محتوا ردیابی پیشرفت از طریق فرآیند تولید محتوا اختصاص دهید.

در آخر، روش‌های استفاده از ابزارهای نرم افزاری را برای برقراری ارتباط در مورد فرآیند تولید محتوا و حتی ادغام آن در سیستم‌های خود کشف کنید.

در تعریف فرآیند تولید محتوا چه تجربه‌هایی داشته اید؟
چه چیزی برای شما نتیجه خوبی داشته است و چه چیزی نه؟