روابط عمومی
اهمیت روابط عمومی در چیست؟
با یکی دیگر از مقالات ارتباطاتی در خدمت شما هستیم.
این مقاله به بررسی کامل و جامعی درباره روابط عمومی می‌پردازد.
پس همراه ارتباطاتی باشید.
اهمیت روابط عمومی در چیست؟
رواﺑﻂ ﻋﻤﻮﻣﯽ ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﯾﮏ ﻋﻠﻢ داراي اﺻﻮل ﻣﻨﻄﻘﯽ، ﻧﻈﺮﯾﻪ، اﻟﮕـﻮ و ﻣﻌﺮﻓـﺖ ﺷﻨﺎﺳـﯽ ﺑﻮده است.
روابط عمومی از ﻗﺪرت ﭘﯿﺶﺑﯿﻨﯽ ﻧﺘﺎﯾﺞ و ﻇﺮﻓﯿﺖ ﺑﺴﯿﺎر ﺑﺎﻻ ﺑﺮاي ﺳﺎزﻣﺎﻧﺪﻫﯽ رواﺑﻂ اﺟﺘﻤﺎﻋﯽ و ﺑﻬﺒﻮد ﻋﻤﻠﮑﺮد ﺳﺎزﻣﺎنﻫﺎي اﺟﺘﻤﺎﻋﯽ ﺑﺮﺧﻮردار اﺳﺖ.
اﯾﻦ ﺗﻮاﻧﻤﻨـﺪي زﻣـﺎﻧﯽ ﻗﺎﺑﻠﯿـﺖ ﺑﺮوز ﺑﯿﺸﺘﺮي را پیدا می‌کند ﮐﻪ ﻧﻈﺎمﻫﺎي ﺣﺎﮐﻢ ﺑﺮ ﺟﺎﻣﻌﻪ از ﯾﮏ ﻧﻈﺎم ﺑﺎز ﺗﺒﻌﯿﺖ ﮐﻨﻨـﺪ. در اﯾﻦ ﺻﻮرت، ﻗﺪرت ﻋﻤﻞ رواﺑﻂ ﻋﻤﻮﻣﯽ ﺑﻪ ﺣﺪاﮐﺜﺮ ﻣﯽرﺳﺪ.
درنتیجه، این علم ﺑﻪ ﺗﻌﺎﻟﯽ ﺑﺨﺸﯿﺪن رواﺑﻂ اﺟﺘﻤﺎﻋﯽ ﮐﻤﮏ ﻣﯽﻧﻤﺎﯾﺪ.
نکته مهم : ﺷﺎﯾﺴﺘﻪ ﻧﯿﺴﺖ ارﺗﺒﺎﻃﺎت ﻣﺮدم ﺑﺎ ﺳﺎزﻣﺎنﻫﺎ، ﺳـﺮد و ﻋـﺎرى از ﻣﻬـﺮ و رﻏﺒـﺖ باشد.
هر چه ارتباطات قوی و موثر باشد، سازمان موفق‌تر خواهد بود.
ﯾﮑﻰ از ﻋﻮاﻣﻠﻰ ﮐﻪ در ﺳﺮﻧﻮﺷﺖ ﻫﺮ ﮔﺮوه و ﻓﺮد اﻫﻤﯿﺖ دارد و آﻧﻬﺎ را ﺑﺮاى رﺳﯿﺪن ﺑﻪ ﻫﺪﻓﺸﺎن یاری ﻣﻰدﻫند، ﮐﯿﻔﯿﺖ راﺑﻄﻪ آﻧﻬﺎ ﺑﺎ اﻓﺮاد و ﻣﺆﺳﺴﺎﺗﻰ اﺳﺖ ﮐﻪ ﺑﺎ آن ﺳـﺮ و ﮐـﺎر دارﻧـﺪ.
بنابراین ﻧﻘﺶ ﻋﻤﺪه رواﺑﻂ ﻋﻤﻮﻣﻰ ها، ﻧﺰدﯾﮏ ﮐﺮدن اذﻫﺎن ﻋﻤﻮﻣﻰ ﺑﻪ واﻗﻌﯿﺖ در ﺳـﺎزﻣﺎن‌ها است.
توانایی شناخت و اقدامات آگاهانه، ﮐﺎرﺑﺮد رواﺑﻂ ﻋﻤـﻮﻣﻰ را افزایش داده است.
انسان درعصر انقلاب و ارتباطات زندگی می‌کند.
این عصر، مصداق عینی بوده و بشر برای زیستن به حداقل اطلاعات که او را یاری می‌نماید، نیاز دارد.
با فراگیر شدن علوم و تکنولوژی ارتباطی، نیاز به اطلاعات پیشرفته ضروری است .
از جمله عواملی که در سرنوشت گرو‌ه‌ها، موسسات و سازمان‌ها اهمیت داشته و آنان را در نیل به اهداف عالی یاری می‌دهد، برقراری ارتباط است.
لذا هر اندازه ارتباط برای ارائه اطلاعات فراگیر باشد، دستیابی به اهداف جوامع وسازمان‌ها سریع‌تر خواهد شد.
نقش روابط عمومی چیست؟
در این میان، روابط عمومی نقش عمده را ایفاء می‌کند. چرا که :
- همانند یک دانش واجد شالوده‌های منطقی، نظریه، الگو و معرفت‌شناسی است.
این علم از قدرت پیش‌بینی نتایج و قابلیت تکرارپذیری و ظرفیت بالا برای سازماندهی روابط اجتماعی و بهبود عملکرد سازمان‌های اجتماعی برخوردار است. - یک نگرش، یک دیدگاه و یک فلسفه عالی زندگی است و دارای کاربرد در کلیه شئونات زندگی فردی و اجتماعی است.
اعتقاد به اصول روابط عمومی، موجب موفقیت و کارآمدی در کلیه سطوح می‌گردد.
چرا که روابط عمومی، مسیریابی و فرهنگ‌سازی می‌کند و بعنوان یک رفتار استراتژیک عمل می‌کند. - بهرهگیری مناسب از روابط عمومی ها، از ظرفیت‌ها و توانمندی‌های اطلاع‌رسانی جمعی برای ارتباط و اثربخشی از موضوعات مهمی است.
بهره درست از این ظرفیت‌ها، همواره در اولویت برنامه رسانه‌ای روابط عمومی های کارآمد قرار می‌گیرد. - بدون تردید، روابط عمومی ها برای تحقق این هدف نیازمند ایجاد برقراری ارتباطی علمی، تخصصی و منطقی با تمام رسانه‌های ارتباطی است .
- در دنیای امروز از حیاتی‌ترین و ضروری‌ترین بخش سازمان‌ها است.
هدف از روابط عمومی در جهان امروز، ایجاد کانال‌های ارتباطی در درون و بیرون مجموعه‌هاست. - تحقیق و پژوهش و فنون ارتباطی سنجیده را به‌عنوان ابزارهای اصلی خود به کار می‌گیرد.
در واحد روابط عمومی باید چه کارهایی کرد؟
در روابط عمومی، باید :
- ایجاد روابط صمیمانه و صادقانه با کارکنان در مجموعه‌ها.
- شفاف سازی فضای سازمان آنگونه که همانند آیینه منعکس کننده عملکرد سازمان باشد.
- تکیه بر اصول علمی و اطلاعات جدید و ارتباطات نوین نماید.
- مناسب سازی بستر برای شناساندن توانمندی‌ها استعدادها و اقدامات عملی برای شکوفاسازی استعدادها.
- تولید فکر و اندیشه پیش‌بینی بحران‌های قبل از وقوع.
- شناخت افکار عمومی، چرا که روابط عمومی برون افکار عمومی معنی ندارد.
- مجهز شدن به دانش روز و ابزار پیشرفته.
به طور خلاصه باید بگوییم که روابط عمومی به یک فرد یا سازمان کمک می‌کند که رابطه‌ای سازنده و مثبت با عموم جامعه داشته باشد.
این کار از طریق ارتباطات، رسانه‌های سنتی، شبکه‌های اجتماعی و برخوردهای حضوری (سخنرانی‌ها، دیدارها و…) انجام می‌پذیرد.
علاوه بر این، دفاع از شهرت و محبوبیت سازمان در جریان بحران‌های مختلف نیز بر عهده روابط عمومی‌ست.
در باب اهمیت نقش روابط عمومی ها باید بگوییم که در اغلب موارد نقش مغز متفکر، قلب تپنده، دست اجراء، پای پیشرفت، گوش شنوا، چشم بینا و زبان گویای دستگاه را ایفا می‌کند.
هم‌چنین روابط عمومی، زیرنظر بالاترین مقام دستگاه و سازمان انجام وظیفه می‌نماید.
روابط عمومی در حقیقت شبکه هوشیار، بانک اطلاعات و پل ارتباطی سازمان با افکار عمومی و مخاطبان خاص و عام و با نگرش‌ها و سلایق متفاوت است.
روابط عمومی باید در جهت توسعه خصلت‌هایی چون قانون‌مداری، نظم، شجاعت، ابراز عقیده، تحمل شنیدن آرای مخالفان، احترام به حقوق فردی و اجتماعی دیگران و صداقت گام بردارد.
روابط عمومی ها دارای چه ویژگی‌هایی هستند؟
از جمله ویژگی‌های بارز کارمندان روابط عمومی :
- مهارت‌های علمی
- احساس مسئولیت اخلاقی
- آگاهی از سازمان
- آگاهی از جامعه
- نوآوری و خلاقیت
- آشنایی با علوم اجتماعی و روزنامه‌نگاری و قدرت نویسندگی
- گوش دادن مؤثر
- همدلی
- ایمان به حقانیت مخاطب
حال به این بحث بپردازیم که
چرا به روابط عمومی ها توجه چندانی نمی‌شود؟
در پاسخ به این سوال می‌توان دلایل زیر را بیان نمود :
- وضعیت بد رسانه‌ها
- غیرحرفه‌ای بودن خبرنگاران
- کمبود اطلاعات مدیران
- عادت مسئولین روابط عمومی به انجام دادن آسان‌ترین کار
- انجام وظایف تولید محتوا، کپی رایتینگ و روابط عمومی توسط یک فرد یا یک تیم مشترک در بسیاری از سازمان‌ها
- و …
حال بیایید کمی در مورد این موارد، با یکدیگر گفت و گو کنیم و بعد به بحث اصلی‌مان برگردیم.
وضعیت فعلی واحدهای این صنف در ایران
هر فرد علاقه‌مند به دنیای محتوا و رسانه، می‌داند که سطح حرفه‌ای بودن در رسانه‌های ایران در سال‌های اخیر همواره رو به نزول بوده است.
احتمالا میزان حرفه ای بودن در تولید محتوا و رسانه، در حال حاضر در ایران در پایین‌ترین نقطه ممکن است. دلایل زیادی برای این مسئله وجود دارد که شاید بعدها جداگانه به آنها بپردازم.
اما یکی از اثرات این پدیده این است که هیچ وقت مطمئن نبودیم رسانه‌ها یک اتفاق خاص را دنبال خواهند کرد یا نه.
خبرنگاران حقوق به شدت پایینی دارند، سردبیران به شدت محافظه‌کارند.
این یعنی هر خبری به این راحتی‌ها به صفحه‌ی اول یک روزنامه یا خبرگزاری نمی‌رسد.
از طرف دیگر، بسیاری از مدیران چیزی در مورد کارکردهای روابط عمومی نمی‌دانند.
حتی در بسیاری از موارد، آن را به واحد بازاریابی محتوایی خود می‌سپارند.
حتی اگر این‌طور نباشد، کسانی که عنوان مدیر یا کارشناس روابط عمومی را یدک می‌کشند هم در بسیاری از موارد به انجام حداقل‌ها راضی‌اند.
نتیجه این وضع، می‌شود رد و بدل شدن پول میان سازمان‌ها و افراد درون آنها با رسانه‌ها و خبرنگاران.
این یعنی نابودی روابط عمومی به شکلی که باید باشد.
البته، پایین آمدن روزافزون اثربخشی این رپرتاژها.
همه این‌ها در کنار هم فضای نامناسبی را ساخته‌اند که رفته‌رفته در حال تبدیل شدن به نُرم است و تغییر آن سخت‌تر می‌شود.
حالا بیایید برگردیم به اصل داستان و اینکه روابط عمومی و آنچه که باید باشد.
نقاط قوت واحد روابط عمومی
این واحد در سازمان، شرکت، دولت یا برای یک شخص تلاش می‌کند داستان‌هایی را به گوش مردم و جوامع برساند. این کار با هدف ایجاد حس مثبتی نسبت به اهداف، موفقیت‌ها، موقعیت یا محصول خاصی انجام می‌شود.
یکی دیگر از تفاوت‌های روابط عمومی با تبلیغات در این مورد است. تبلیغات، جامعه هدف بسیار مشخصی دارد که حاضرند برای یک محصول پول پرداخت کنند. اما این واحد -همان‌طور که از اسمش پیداست- با عموم مردم و کل جامعه سر کار دارد.
مثلا فرض کنید مسئول روابط عمومی شرکتی هستید که به تازگی برنده یک جایزه خاص به خاطر عملکردش شده است. یکی از گزینه‌های شما برای استفاده از این اتفاق، درخواست از یک خبرنگار برای تهیه گزارش در این مورد است. در نتیجه افراد بیش‌تری در مورد موفقیت شرکت‌تان آگاهی می‌یابند.
خبرنگار هم به دلیل ارزشی که این خبر می‌تواند به مخاطب رسانه‌اش برساند، چنین کاری را قبول می‌کند. (ارزش خبری : مردم دوست دارند برندهای خوب را به خصوص در سطح محلی بشناسند تا در صورت نیاز از آنها خرید کنند.)
حال با توجه به آنچه که گفته شد، تیم ارتباطاتی که متشکل از فارغ‌التحصیلان این رشته، در کنار متخصصان این زمینه فعالیت حرفه‌ای خود را در زمینه روابط عمومی صحیح و درست شکل داده است تا بتواند خدمات نوین و شایسته‌ای را به شما در این زمینه‌ها عرضه نماید.
وظایف روابط عمومی ها دقیقا چیه؟
این وظایف، در قالب مجموعه‌ای از فعالیت‌های ارتباطی به شرح ذیل صورت می‌گیرد.
پس با ارتباطاتی همراه باشید.
الف) ارتباط با رسانه ها :
رسانه‌ها، نقش اطلاع‌رسانی را در جامعه برعهده دارند و این مهم بر عملکرد روابط عمومی و نقش آن در ارتباط با رسانه‌ها تاکید دارد.
هدف از ارتباط با رسانه‌ها، ارسال اخبار و گزارش عملکرد تنها نیست. بلکه باید با رسانه‌ها به گونه‌ای ارتباط برقرار نمود که این ارتباط دوسویه و فعال باشد.
ارتباط با رسانه، می‌تواند نقطه قوت روابط عمومی ها باشد.
عمده فعالیت‌ها
- سیاستگذاری، برنامه‌ریزی و کاربرد شیوه‌های مناسب برای انعکاس اهداف، سیاست‌ها، فعالیت‌ها و برنامه‌ها و مواضع.
- ایجاد ارتباط مطلوب با مطبوعات، رادیو، تلویزیون و خبرگزاری‌ها و بهرهبرداری بهینه از آنها برای اطلاع رسانی به مردم.
- ارسال خبر و گزارش خبری (با تصویر و یا بدون تصویر).
- پاسخگویی به سوالات رسانه‌ها و مکاتبات مقامات و مسئولین ذی‌ربط.
- گردآوری، جمع‌بندی و تحلیل نظرها و دیدگاه‌های مردم، نخبگان و رسانه‌ها در زمینه فعالیت‌های استانی و ارائه آن به مدیران ذی‌ربط.
- برگزاری جلسات و نشست‌های کاری با اصحاب رسانه.
- تهیه بریده جراید و بولتن خبری.
- تهیه آرشیوی از مطبوعات، نشریات، عکس و فیلم و … جهت بهرهبرداری مقتضی.
- برنامه‌ریزی و اطلاع رسانی به مردم درباره عملکرد دستگاه بصورت شفاف با انگیزه تنویر افکار عمومی.
- تولید و سفارش ساخت فیلم و آگهی‌های تلویزیونی در راستای انعکاس و مستندسازی عملکرد سازمان‌ها.
ب) ارتباطات مردمی
دیدار چهره به چهره همیشه از اساسی‌ترین ابزار ارتباطات بوده و هست.
با این نوع ارتباطات بسیاری از مشکلات بصورت آنی مرتفع می‌شود.
لذا با توجه به اهمیت موضوع، مسئولین این واحد باید برای این مقوله جایگاه ویژه‌ای در نظر بگیرند.
عمده فعالیت
- تهیه و تنظیم تقویم ملاقات مردمی و اطلاع رسانی از طریق رسانه‌ها
- تدوین “تقویم جامع ارتباطات سازمانی” در قالب ملاقات‌ها و بازدیدهای مسئولان سازمان با شخصیت‌های حقیقی و حقوقی، کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولی و تلطیف روابط و تنظیم افکار عمومی
- ارزیابی این نشست‌ها و ملاقات‌ها با ابزار فرم‌های نظرسنجی
- برنامه‌ریزی برای نشست‌های صمیمی همکاران با مدیران
- حضور و ارائه گزارش عملکرد مدیران در مجامع عمومی از جمله نماز جمعه، اجتماعات ملی و مذهبی و…
- یکی از فنون روابط عمومی برای معرفی دستاوردها، برگزاری همایش و مراسم
ج) همایش / مراسم / نمایشگاه
مدیر روابط عمومی باید ضمن داشتن تقویم برگزاری این‌گونه برنامه‌ها، با استفاده از تکنیک برگزاری موارد ذکر شده را ارزیابی نماید.
عمده فعالیت
- تهیه تقویم برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه
- برنامه‌ریزی عملیاتی برگزاری نمایشگاه
- مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهمایی‌ها
د) انتشارات
یکی دیگر از ابزارهای روابط عمومی برای نشر و اطلاع رسانی برنامه‌ها، فعالیت‌های انتشاراتی است.
بر این اساس روابط عمومی ضمن داشتن هدف از انتشارات، ملتزم تهیه تقویم زمان‌بندی شده برای تمامی برنامه‌ها و فعالیت بر اساس آن فعالیت است.
ه) تبلیغات محیطی
فضاسازی محیط اداری، همیشه توانسته است دیدگاه مخاطبین سازمان را نسبت به آن سازمان تغییر یا اصلاح نماید.
عمده فعالیت
- اعمال سیاست‌های دولت و انعکاس و نظارت بر تبلیغات محیطی دستگاه در مناسبت‌های مختلف ملی و مذهبی
- پوشش تبلیغی ساختمان‌ها و فضاهای عمومی سازمان در گرامیداشت ایام و مناسبت‌های ویژه
- نصب پلاکارد در محل‌های اجتماع مردم مثل نمازجمعه و …
- چهارچوب تبلیغات ( محیطی و برون سازمانی)
- تبلیغات ملی و مذهبی
- تبلیغ از عملکرد و مستندسازی سازمان
و) سمعی و بصری:
تهیه اسناد تصویری از فعالیت‌ها، برای قانع نمودن مخاطب و ایجاد اعتماد و اطمینان بسیار مهم است.
داشتن آرشیوی از این اسناد تصویری، در مدیریت ضروری است.
ز) پژوهش و افکار سنجی
لازم است برای دستیابی به اهداف سازمان در روابط عمومی ها، هر کاری بر اساس پژوهش انجام شود.
داشتن پژوهش، آن هم بصورت افکارسنجی ضروری است.
چرا که این کار سبب بدست آوردن اطلاعات فوری از روند فعالیت‌های آینده خواهد بود.
ح) ارتباطات الکترونیکی
سرعت انتقال اطلاعات و اخبار در عرصه کنونی جهان، باعث تحولات بزرگی در شکل گیری هر جامعه شده است.
این واحد به عنوان محل و مأمنی برای ایجاد ارتباطات برون سازمانی هر نهاد یا مؤسسه‌ای عمل می‌کند.
باید با استفاده از این شیوه‌های جدید اطلاع رسانی، ضمن سرعت دادن به فرآیند ارسال اخبار و گزارش، باعث رشد و ثبات فعالیت‌های فرهنگ سازمانی شد.
رشد فعالیت‌های فرهنگ سازمانی، پایه و اساس رشد سازمانی را به وجود می‌آورد.
عمده فعالیت
- داشتن اطلاعات کافی و بهرهگیری از فناوری‌های IT
- ایجاد ارتباط الکترونیکی بصورت مداوم با سازمان‌ها
- ایجاد صندوق پستی الکترونیکی فعال و اختصاصی روابط عمومی
- به‌روز کردن اخبارسازمان در سایت
چکیده وظایف یک واحد روابط عمومی برتر
- برنامه‌ریزی استراتژی‌ها و کمپین‌های تبلیغاتی
- نوشتن و تولید سخنرانی‌ها و انتشارات مطبوعاتی
- رسیدگی به سوالات و شکایات مردم، مطبوعات و سازمان‌های مربوط
- سازماندهی و شرکت در برنامه‌های تبلیغاتی مانند کنفرانس‌های مطبوعاتی، نمایشگاه‌ها، تورها و بازدیدها
- صحبت عمومی در مصاحبه‌ها، کنفرانس‌های مطبوعاتی و سخنرانی‌ها
- ارائه اطلاعات به مشتریان در مورد فرصت‌های تبلیغاتی جدید و پیشرفت کمپین‌های PR فعلی
- تجزیه و تحلیل پوشش رسانه‌ای
- راه‌انداز یا تقبل تحقیقات بازار
- ارتباط با مشتریان و کارمندان در مورد بودجه، بازه زمانی و اهداف
برای داشتن یک روابط عمومی کارآمد به موارد زیر هم توجه فرمایید
- ملزومات روابط عمومی
- مهارت‌های ارتباطی بالا. (هم به صورت شفاهی و هم کتبی)
- مهارت‌های ارتباطی بین فردی
- داشتن مهارت در زمینه IT به اندازه‌ی کافی
- داشتن مهارت‌های ارائه
- ابتکار عمل و نوآوری
- توانایی اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی مؤثر
- آگاهی از برنامه‌های مختلف رسانه‌ای
- خلاقیت
شروع روابط‌عمومی در ایران
شيوه نوين روابط عمومي در ايران، با ملي شدن صنعت نفت همزمان است.
سپس وزارتخانه‌ها و سازمان‌هاي زيادي به منظور نشر اخبار و ارائه عملكرد و ارتباط مردمي و ايجاد ارتباط با رسانه‌هاي همگاني، نياز خود را در اين زمينه احساس كردند.
این‌چنین، این وزارتخانه‌ها و سازمان‌ها روابط عمومي را به شكل نخستين آن آغاز كردند.
نخستين روابط عمومي در ايران به طور رسمي در مرداد ماه سال 1332 شمسي در شركت سابق نفت ايران آغاز به كار كرد.
اولين گردانندگان آن، دكتر نطقي استاد علوم ارتباطات و شاعر و نويسنده معاصر مرحوم ابوالقاسم حالت بودند. بعدها، استاد ابوالفضل مرعشي نيز به اين جمع پيوست.
تا سال ۱۳۴۵ در بسياري از سازمان‌ها و ادارات، اداراتي به نام تبليغات و انتشارات و يا انتشارات و اطلاعات فعاليت مي‌كردند.
از اين تاريخ به بعد، نام اين ادارات به روابط عمومي تغيير كرد.
شکل‌گیری روابط‌عمومی نوین در جهان
اصطلاح روابط عمومي به مفهوم كنوني نخستين بار در سال 1897 در سالنامه يك موسسه راه آهن آمريكا مطرح شد. فعاليت آن به شكل كنوني از زماني آغاز شد كه موسسه‌هاي اقتصادي و دولت‌ها، افكار عمومي را در سرنوشت خود موثر دانسته‌اند.
آنها دريافتند كه فقط از طريق روابط عمومي، مي توان اذهان عمومي را مجذوب کرده و به فعالیت خود رونق بخشند.
هم اكنون این علم بويژه در رشته‌هايی مانند علوم اجتماعی و مديريت مقام والایي كسب نموده است.
این علم به عنوان يكی از گرایش‌های تخصصی علوم اجتماعی در دانشگاه‌ها تدريس می‌شود.
هرچند روابط عمومی پيشينه‌ای به اندازه كل تاريخ دارد. اما ابزارهای استفاده شده در اين جهت، شاهد تغيير و تحولاتی عميق بوده است.
به خصوص بعد از جنگ جهانی اول، توجه خاصی به این علم علمی شد و در سال‌های بعد از جنگ دوم جهانی، به اين اهميت افزوده شد.
انجمن جهاني روابط‌عمومی
در سال 1955 به منظور برقراري ارتباط بين دست‌اندركاران و علاقه‌مندان روابط عمومي در سطح جهان، انجمنی تخصصي به نام (انجمن جهانی روابط عمومی) بوجود آمد.
هدف انجمن جهاني روابط عمومی
- توسعه و پيشرفت اين رشته
- ايجاد نهادهاي بين‌المللي و تخصصي براي هماهنگي تلاش‌ها و تبادل تجارب بين همه كارگزاران روابط عمومي در سطح جهاني
- از ميان برداشتن مشكلات و موانع آن
- تلاش براي افزايش اهميت، ضرورت و جايگاه روابط عمومي در تحقق اهداف مديران و سازمان‌ها است.
اين سازمان جهاني تاكنون به عنوان فراگيرترين و اثرگذارترين سازمان حرفه‌اي و تخصصي روابط عمومي در سطح جهان شناخته مي‌شود.
این سازمان با فعاليت‌ها و اقدامات گوناگون، در توسعه و تكامل اين رشته بسيار موثر بوده است.
تلاش‌هاي اين سازمان جهاني در طول 46 سال عمر خود باعث شده تا فعاليت‌هاي روابط عمومي از سوي مديران به عنوان اقدامات مديريتي حساس، پراهميت و ضروري شناخته شود.
هم‌چنین این سازمان سبب شده تا عملكردهای حوزه روابط عمومی سازمان‌ها در سطح تخصصی‌تر، مطلوب‌تر و نوآورانه‌تري انجام گيرد.
البته افق‌هاي تازه‌تري پيش‌روي این علم به نسبت ساير عرصه‌های مديريت گشوده شود.
حال در این بخش از مقاله به تفاوت‌های تبلیغات و روابط عمومی می‌پردازیم. بنابراین با ارتباطاتی همراه باشید.
تفاوت روابط عمومی و تبلیغات در چیست؟
تفاوت تبلیغات و روابط عمومی، بحث جیب و جَنَم است.
تبلیغات از جیب شما می‌کاهد، اما روابط عمومی به جنم (در لغت‌نامه یعنی شکل و قیافه) سازمان شما می‌افزاید.
روابط عمومی هم دقیقا برای بهبود وجهه عمومی فعالیت می‌کند.
این دو واحد بخش مهمی از فعالیت‌های یک شرکت هستند، اما از جهات مختلفی با هم متفاوت هستند.
- تبلیغات فرآیندی است یک سویه که تنها به سود سازمان خود فکر می‌کند.
در حالی که در روابط عمومی به دنبال سود دوطرفه هستند. - تبلیغات می‌خواهد در کوتاه‌مدت به نتیجه دلخواه برسد.
حال آنکه روابط عمومی روی هدف بلندمدت برنامه‌ریزی می‌کند. - برای داشتن تبلیغات، هزینه‌های سرسام آور مورد نیاز است.
در صورتی‌که در روابط عمومی از چنین هزینه‌هایی خبری نیست.
این علم تلاش می‌کند با برقراری تعاملی مطلوب و سازنده با دیگر سازمان‌ها و به‌خصوص رسانه‌ها، از توان آنها به نفع سازمان استفاده کند. - روابط عمومی موافق توجیه‌گری نیست، بلکه تحلیلگر است.
این علم جواب چرایی موضوعات را می‌دهد و به فکر اعتمادسازی میان مخاطبان سازمان است.
ساختن چهره‌ای مناسب از سازمان در میان مردم و مخاطبان سازمان، تنها کار یک واحد حرفه‌ای است. - تبلیغات به شکل مستقیم و بی‌واسطه خود را معرفی می‌کند و از محصول، خدمت و سازمان حرف می‌زند.
اما در روابط عمومی سعی می‌شود به شکل غیرمستقیم و ناخودآگاه بر مخاطب تأثیر گذاشته شود. - کار تبلیغات کاشت است.
در حالیکه، کار روابط عمومی برداشت است. - در حیطه تبلیغات معمولا اعتماد دوطرفه شکل نگرفته است.
اما در روابط عمومی با حضور عنصر سومی به نام «رسانه» اعتبار رابطه تضمین می‌شود. - در تبلیغات، ابتکارعمل 100% به دست شما است.
اما روابط عمومی، از صافی‌های مختلفی مثل رسانه‌ها یا ناخودآگاه ذهن مخاطب و تحلیل او عبور می‌کند.
پس تصویری که در روابط عمومی ایجاد می‌شود، کاملا در قالب پیش‌بینی شده جای نمی‌گیرد. - در تبلیغات، تمرکز بیشتر بر توجه بصری مخاطب است.
در روابط عمومی عنصر زبان و کلمات مهم هستند.
البته هزینه تبلیغات بسیار بیشتر از روابط عمومی است.
ارائه راهکارهایی برای توانمندی بیشتر این واحد در سازمان‌ها
- توجه جدی به افکار همه کارکنان در ایجاد حرکت، اصلاح و جریان‌سازی سالم بدون در نظر گرفتن امیال و رویکردهای سیاسی (یکی از معضلات این واحد در سازمان) مخرب شود.
- ارائه مشاوره‌ای، روانشناسی، علوم‌تربیتی، جامعه‌شناسی، مردم‌شناسی و … .
این موضوع، خلأ بزرگی در حوزه فعالیت بسیاری از مدیران فعلی این واحد سازمانی است. - دفاع از جایگاه این بخش در مقابل دخالت‌های غیرمسئولانه واحدها و افراد.
- حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی‌ها، خلاف‌گویی‌ها، دروغ‌پردازی‌ها، تهدیدها و … .
این مهم در حالی محقق می‌شود که مدیر این واحد خود مبرا از این مسائل باشد. - خروج روابط عمومی از موضع انفعالی به موضع فعال.
- تغییر فرهنگ سازمانی غلط.
به این نکته باید توجه کرد که کارگزار روابط عمومی موقعی می‌تواند در راستای تغییر فرهنگ سازمانی گام بردارد که با مقوله فرهنگ آشنایی داشته و با علم رفتار سازمانی مأنوس باشد. - ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان.
- کمک در جذب استعدادهای درخشان کارکنان یا به عبارتی ایجاد بستری مناسب در جهت بالندگی اندیشه کارکنان.
- تقویت ارزش‌ها و ویژگی‌های مطلوب انسانی.
- معرفی الگوهای آموزشی مناسب درون سازمانی و برون سازمانی.
- سازماندهی خبری سازمان (تلاش برای اطلاع‌یابی و اطلاع رسانی به موقع با روش‌ها و ابزارهای ارتباطی)
- تدوین نظام ارتباطی منسجم و تبلیغی شفاف.
- تغییر نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومی و جایگاه و اهمیت آن.
- جهت‌گیری و جهت‌دهی سازمان به سوی کارمند محوری.
- همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه‌ها.
- تأکید هماهنگ بر بهبود روابط درون سازمانی و برون سازمانی.
- انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان.
- برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی.
- تهیه مقاله‌های علمی در حوزه فعالیت‌های سازمان و نشر آن در رسانه‌های گروهی
- معرفی مطلوب مقالات و تحقیقات کارکنان در سطح سازمان
- انعکاس تجربه‌های موفق کارکنان سازمان
- چاپ بروشور پیام‌های آموزشی، پژوهشی و دیگر فرآورده‌های سازمانی
- تهیه فیلم برای معرفی سازمان
- ایجاد برنامه نظام‌مند همدردی با خانواده‌های سازمان
- تهیه و تنظیم منشور اخلاقی روابط عمومی سازمان
- وجود مراکز آموزشی با محیط عملی و کاربردی این علم
- ارائه آموزش کوتاه‌مدت به طور مستمر برای کارکنان این واحد
- ایجاد نهادهای حرفه‌ای و تخصصی اثرگذار بر این علم
- حمایت مدیریت سازمان‌ها از این واحد
- انتشار مجلات تخصصی متعدد در حوزه این علم
- حذف کارهای زائد و موازی از وظایف این واحد
- تخصصی شدن وظایف این واحد
فناوری‌های جدید ارتباطاتی در حوزه این علم
در عصر ارتباطات و اطلاعات، این واحد هم ناگزیر است خود را با تجهیزات نوین و روش‌های جدید هماهنگ نمایند.
آنها باید ظرفیت‌های خود را برای استفاده از این سخت‌افزارها و نرم‌افزارها بالا ببرند تا مطابق با انتظارات و توقعات جدید، مأموریت‌ها و مسئولیت‌های خود را به انجام رسانند.
این واحد در یک سازمان، مسئول گردش اطلاعات همه‌جانبه از سوی سازمان به مخاطبان آن و بالعکس است.
روابط عمومی یعنی برقراری ارتباط و انتقال آن به سیاستگذاران و برنامه‌ریزان سازمان و سرعت، شفافیت و جهت اطلاع رسانی از مدیریت سازمان به مخاطبان. انجام این مأموریت، نیازمند دانستن شیوه‌ها و روش‌های تازه و کاربرد تجهیزات ارتباطی نوین است.
روش‌های قدیمی دستیابی و نگهداری اطلاعات و پردازش و انتقال آن در عصر کنونی (عصر انقلاب اطلاعات و ارتباطات)، روابط عمومی را با سکون مواجه خواهد کرد.
اهمیت حضور تکنولوژی های جدید ارتباطاتی در روابط عمومی
امروزه فناوری‌های اطلاعات، به عنوان ابزاری توانمندساز برای مدیران و کارکنان سازمانی مطرح است.
در این میان روابط عمومی های دیجیتال، به عنوان واحدهای ارتباطی – اطلاعاتی سازمان، می‌توانند نقش مهمی در بهینه‌سازی فرآیند معماری اطلاعات در سازمان‌ها داشته باشند.
چرا که در سازمان‌هایی که جایگاه روابط عمومی به صورت مناسبی شناخته و تعیین شده است؛ سرعت اطلاع رسانی، اصلی‌ترین عاملی است که روابط عمومی دیجیتال را نسبت به روابط عمومی سنتی، متمایز می‌کند.
روابط عمومی دیجیتال، عامل کاهش هزینه‌های غیرضروری در انتقال اطلاعات است.
امروزه افراد این واحد در سازمان تنها با کارکنان، سازمان، مشتریان و روزنامه‌نگاران مواجه نیستند.
بلکه آنها با افرادی که ممکن است از سراسر دنیا وارد سایت آنها بشوند و درخواست اطلاعات، خدمات و تسهیلات نمایند، روبه رو خواهند بود.
در روابط عمومی دیجیتال به جای بهرهگیری از شیوه‌های سنتی مواجه با مشتریان یا مخاطبان، از تکنولوژی‌های دیجیتالیبه منظور سهولت، سرعت و فراگیری بیشتر استفاده می‌شود.
در هر صورت فرآیند گام گذاشتن روابط عمومی سنتی به عرصه دیجیتال، یک جهش و گام اساسی برای ورود به دنیای مجازی محسوب می‌شود. سنگ بنای سایر فعالیت‌های این علم در فضای آنلاین در همین مرحله گذاشته می‌شود.
پس از خروج از روابط عمومی سنتی و آغاز روابط عمومی دیجیتال، راهکارهای ارتباطی دیجیتالی در ارتباط با مخاطب مورد توجه قرار می‌گیرند.
در این بستر از اینترنت، اینترانت، اکسترانت و دیگر رسانه‌های اجتماعی به منظور
- تسریع در اطلاع رسانی
- ایجاد سهولت برای ارباب رجوع در جهت کار با سازمان
- افزایش کارایی
- شفاف‌سازی سازمان در ارائه خدمات و تحقق مفهوم مشتری‌مداری
- مخاطب محوری و ارباب رجوع محوری مبتنی بر فضای مشارکت و بازخورد
استفاده می‌شود.
نتیجه‌گیری
همانگونه که در این مقاله ارتباطاتی به آن اشاره کرد، نقش راهبردی روابط عمومی ها یکی از بارزترین و مهم ترین نقش‌ها است.
این نقش می‌تواند با اشراف و احاطه بر اطلاعات درون و برون سازمانی، تصمیماتی هدفمند اتخاذ کند و شناخت کاملی نسبت به محیط اطراف خود داشته باشد.
به این ترتیب، روابط عمومی کارآمد و موثر به عنوان یکی از مهمترین وظایف مدیریت است.
روابط عمومی، می‌تواند تصمیم‌گیری های مدیران را با موفقیت همراه نماید.
امید است این مقاله برای شما مفید بوده باشد.
من محمدعلی شیخ رضایی هستم و این شانس رو داشتم که تا به امروز با عنوان سرپرست آژانس دیجیتال مارکتینگ و روابط عمومی ارتباطاتی همراه با افرادی حرفه ایی در کنار شما عزیزان باشم. حدود 10 سال در زمینه دیجیتال مارکتینگ و سئو به صورت تخصصی فعالیت داشته که این تازه برای من نقطه شروع خواهد بود.
خوشحال می شم به بقیه نوشته های بنده هم سر بزنید.