وظایف روابط عمومی چیست؟
روابط عمومی به چه معناست؟
آیا می‌دانید روابط عمومی دقیقا چیست و چه می‌کند؟
برای پاسخ به این سوال و آشنایی با وظایف روابط عمومی ، تا آخر این مقاله همراه ارتباطاتی باشید.
روابط عمومی به یک فرد یا سازمان کمک می‌کند که رابطه‌ای سازنده و مثبت با عموم جامعه داشته باشد.
این کار از طریق ارتباطات، رسانه‌های سنتی، شبکه‌های اجتماعی و برخوردهای حضوری (سخنرانی‌ها، دیدارها و…) انجام می‌پذیرد.
علاوه بر این، دفاع از شهرت و محبوبیت سازمان در جریان بحران‌های مختلف نیز بر عهده روابط عمومی‌ست.
اهمیت نقش روابط عمومی در چیست؟
در باب اهمیت نقش و وظایف روابط عمومی ها باید بگوییم که :
- روابط عمومی در اغلب موارد نقش مغز متفکر، قلب تپنده، دست اجراء، پای پیشرفت، گوش شنوا، چشم بینا و زبان گویای دستگاه را ایفا می‌کند.
- روابط عمومی زیرنظر بالاترین مقام دستگاه و سازمان انجام وظیفه می‌نماید.
- روابط عمومی در حقیقت شبکه هوشیار، بانک اطلاعات و پل ارتباطی سازمان با افکار عمومی و مخاطبان خاص و عام و با نگرش‌ها و تمایلات و عادات و سلایق متفاوت است.
- روابط عمومی باید در جهت توسعه خصلت‌هایی چون قانون‌مداری، نظم، شجاعت، ابراز عقیده، تحمل شنیدن آرای مخالفان، احترام به حقوق فردی و اجتماعی دیگران و صداقت گام بردارد.
ارتباطاتی قصد دارد در 9 قسمت ویژه شما را به طور کامل با وظایف روابط عمومی ها در سازمان آشنا سازد.
وظایف روابط عمومی
- ایجاد برنامه‌های ارتباطی با رسانه ها
ارتباط میان سازمان و رسانه می‌تواند توسط هر یک از دو طرف آغاز شود.
اما به طور کلی بهتر است همیشه سازمان یک برنامه منسجم، دقیق و حرفه‌ای در ارتباط با رسانه داشته باشد.
بر این اساس، چهارچوب اهداف سازمان در ارتباطات با رسانه‌ها باید مشخص باشد و تعیین آن در حوزه وظایف روابط عمومی ها می‌گنجد.
داشتن برنامه، نه تنها باعث می‌شود تلاش‌ها و اقدامات سازمان به بهترین شکل و در مناسب‌ترین مجرای پوشش رسانه‌ای قرار بگیرد.
بلکه برنامه، اهداف سازمان را از طریق رسانه‌ها به طور دقیق مشخص می‌کند و سبب ارتقای سازمان می‌شود.
به خاطر داشته باشید ارتباط با رسانه‌ها از طریق روابط عمومی ها می‌بایست طوری طرح‌ریزی شوند که آنان بتوانند پیام صحیح را به مخاطبان هدف برسانند.
در ضمن، روابط عمومی ها اطمینان یابند که پوشش رسانه‌ای به موثرترین شکل صورت می‌پذیرد.
- روابط عمومی ها باید فهرستی از شماره‌ها و اطلاعات تماس با افراد را تهیه کنند.
یکی دیگر از وظایف روابط عمومی ، داشتن فهرستی از شماره‌های افراد که تماس با آن‌ها در هر زمان میسر است.
این کار که در روابط عمومی های سازمان شکل می‌گیرد، ما را از مراجعه به فهرست طولانی شماره‌ها در هنگام پیش آمدن یک رویداد مهم بی‌نیاز می‌سازد.
نخستین گام در تهیه این فهرست، تعریف موارد استفاده از این فهرست‌ها است.
زمانی‌که این فهرست تهیه شد، پیدا کردن رسانه‌های مرتبط با موضوعی که قرار است رسانه‌ای شود؛ کار آسانی است.
رسانه‌ها ابزاری برای تاثیرگذاری بر مخاطبان هستند.
بسته به اهداف خاص روابط عمومی ها، مخاطبان می‌توانند گروه‌های مختلفی از : مشتریان فعلی و بالقوه، سرمایه‌گذاران، سهام‌داران، کارکنان و … را تشکیل دهند.
- دادن بیانیه رسانه‌ای و شرح عکس
بیانیه رسانه‌ای یا مطبوعاتی که توسط روابط عمومی ها اعلام می‌گردد.
این بیانیه، یکی از اساسی‌ترین ابزارهای ارتباطی در برنامه‌های ارتباط با رسانه‌هاست.
این نوع بیانیه‌ها زمانی کاربرد دارند که سازمان بخواهد اطلاعات خود را در اختیار رسانه‌ها بگذارد.
علاوه‌براین، می‌توان از عکس هم برای درک بهتر محتوای بیانیه‌ها بهره برد.
- عکس
باید بدانید عکس‌ها نیز به اندازه بیانیه‌های خبری مهم هستند.
دوست عزیز تاثیر یک عکس خوب، به اندازه انبوهی از کلمات ارزشمند است. زیرا عکس می‌تواند به سرعت، با دقت و فارغ از زبان پیام را منتقل کند.
اضافه کردن عکس به بیانیه، فقط به منظور اینکه بیانیه عکس داشته باشد، خوب نیست.
بلکه از عکس زمانی استفاده می‌شود که به انتقال اصل پیام و موضوع کمک کند.
ارزش واقعی عکس، به توانایی عکس در نشان دادن جزئیات یک مطلب یا فعالیت و گرفتن چشم روزنامه‌نگار و در نتیجه جذب مخاطب بستگی دارد.
پس اگر عکسی بتواند هر دو وظیفه را انجام دهد، عکس خوبی است.
یک روابط عمومی حرفه‌ای از عکس غافل نمی‌شود.
نکته بعدی این است که روابط عمومی ها در انتخاب عکاس هم دقت می‌کنند.
آن‌ها می‌بایست عکاسان متخصص حوزه مورد نظر را انتخاب کنند.
آن‌ها باید از وجود مدل‌ها و کارشناسانی بهره ببرند که بتوانند به خوبی عکس‌های موردنظر ما را شناسایی و انتخاب کنند.
نکته بعدی : لازم است تا قبل از یک رویداد خبری، عکاس و کارشناسان مربوط را به طور کامل توجیه نماییم.
- نمونه‌ها و جوایز
به طورکلی، تنها دو دلیل برای هدیه دادن به رسانه‌ها وجود دارد :
- نخست برای آنکه به نمونه‌ای از محصول جدید، آسان‌تر دسترسی پیدا کنند.
- دوم، برای جلب توجه متصدیان رسانه، در پاره‌ای از موارد دادن هدیه به معنای 》متشکرم《 است.
بدیهی است که هدایا نباید حالت رشوه گونه‌ای را تداعی کنند!
- روابط عمومی ها باید خدمات و اطلاع‌رسانی مستمر داشته باشند
مهم‌ترین بخش هر روابط عمومی، ارتباط با رسانه‌ها و فراهم کردن نظام اطلاع‌رسانی مستمر برای آن‌ها است.
نظام اطلاع‌رسانی دقیق و مستمر به رسانه‌ها، باعث شهرت هرچه بیشتر سازمان و اطلاع عموم مردم و جامعه از فعالیت‌های سازمان شما می‌شود.
نکته قابل توجه این است که بسیاری از نویسندگان و روزنامه‌نگاران به این نکته اذعان دارند هنگام نیاز به اطلاعات، بیشتر مایلند به سراغ آن دسته از روابط عمومی ها بروند که در گذشته به آن‌ها کمک کرده‌اند.
اگر روابط عمومی یک عکس، اسلاید یا یک قطعه هنری را برای رسانه‌ای بفرستد؛ از نظر جلب توجه رسانه، به اندازه پرده‌برداری از یک محصول جدید، برای سازمان ارزشمند است.
زیرا روابط عمومی با این کار، ارتباط سازمان با رسانه را تقویت کرده است.
افراد حاضر در بخش خدمات اطلاع‌رسانی به رسانه‌ها، باید به خوبی
- سازمان و فعالیت‌های آن را بشناسند
- دقیقا بدانند که در هر حوزه چه کسی صاحب‌نظر است
- لیست و شماره تلفن‌های آن‌ها را در دسترس داشته باشند.
- تبلیغات یا رپرتاژ آگهی و پیشنهادهای ویژه
یکی از وظایف روابط عمومی بزرگ و حرفه‌ای، رپرتاژ بسیار کارا و به شدت سودآور است.
این ابزار تبلیغی به خصوص در مورد محصولات یا خدماتی که به تازگی ارائه شده‌اند و یا اولین دوره اوج خود را پشت سر گذاشته اند، بسیار کارا است.
استفاده از مطبوعات، برای تبلیغ نیز بسیار حائز اهمیت است. زیرا که مخاطب، این مطالب را تبلیغ مستقیم نمی‌داند.
بلکه آن را بخشی از محتوای روزنامه یا مجله می‌بیند که امضای اعضای تحریریه پای آن است.
امتیاز دیگر، مطرح شدن نام سازمان شما است؛ امری که در شرایط عادی امکان وقوع آن زیاد نیست.
آیا می‌دانید رپرتاژ آگهی چیست؟
به خبر تبلیغاتی، رپرتاژ هایی می‌گویند که جهت معرفی خدمات و محصولات کسب‌وکارها نوشته می‌شود.
این رپرتاژها، در قالب یک مصاحبه، گزارش یا مقاله در خبرگزاری‌ها و سایت‌های خبری پربازدید نیز منتشر می‌شوند .
رپرتاژ در حوزه تبلیغات اینترنتی و سئو سایت، به عنوان یک گزارش یا مصاحبه برای معرفی برندها یا اشخاص در سایت‌های خبری مطرح شده است.
این گونه از رپرتاژها، به‌صورت خبر تبلیغاتی منتشر می‌شوند.
هم‌چنین، این روش یکی از بهترین روش‌های تبلیغات اینترنتی و برندسازی است.
بزرگترین برندهای دنیا برای معرفی محصولات و خدمات جدید خود از رپرتاژ استفاده می‌کنند.
- رپرتاژ آگهی شامل یک تیتر جذاب، چند پاراگراف متن و عکس می‌باشد.
- رپرتاژ آگهی ها مطالبی هستند که سازمان‌ها برای چاپ آن‌ها باید هزینه کند.
- رپرتاژ آگهی ها باید طوری طراحی شوند که تا حد امکان مثل مطالب عادی مطبوعات به چشم آیند.
- روابط عمومی برای خریدن این فضا و قالب، باید به رسانه مربوط پول پرداخت کند.
- رپرتاژ آگهی، ممکن است در ستون‌های عادی مجله یا روزنامه قرار بگیرد و یا به شکل یک ویژه‌نامه، ضمیمه هر نسخه از نشریه شود.
ادامه وظایف روابط عمومی
- راه‌کارهایی برای برقراری ارتباط با رادیو و تلویزیون
برخی بر این باورند که با کاهش تعداد خوانندگان مطبوعات، اهمیت این رسانه در حال کاسته شدن است.
رادیو و تلویزیون در دهه‌های اخیر رشد چشمگیری داشته‌اند.
رادیو و تلویزیون از حيث تعداد مخاطبان و دایره تأثیرگذاری، از سایر رسانه‌ها پیشی گرفته‌اند.
تلویزیون، رسانه پیچیده و جالبی است که مخاطب را جذب می‌کند.
تلویزیون، دامنه بسیار گسترده‌تری از مخاطبان را تحت تأثیر قرار می‌دهد و تأثیر آن فراتر از سایر رسانه‌هاست.
- آخرین مورد از وظایف روابط عمومی : برگزاری نشست‌های مطبوعاتی
در زمان‌های مختلف معمولا این نیاز پیش می‌آید که فقط با همان تعداد معدود روزنامه‌نگارانی که همیشه با آن‌ها کار می‌کنید؛ سر و کار نداشته باشید.
گاه پیش می‌آید که برای پوشش یک رویداد یا یک تغییر در سازمان، وسوسه می‌شوید یک نشست مطبوعاتی برگزار نمایید .
باید بدانید یک نشست مطبوعاتی تمام عیار، لزوما بهترین و اثر‌بخش ترین راه برای گرفتن پوشش خبری و رسانه‌ای نیست.
نشست‌های مطبوعاتی، معمولا هزینه‌های زیادی را به سازمان تحمیل می‌کنند.
اگر رسانه هم احساس کنند که وقت آن‌ها تلف شده است، پول شما هم هدر رفته است.
انواع نشست خبری
در ادامه انواع نشست خبری را برای شما تعریف می‌نماییم.
انواع نشست مطبوعاتی عبارتند از :
- نشست خبری (news conference)
- فراخوان عکاسان (photocall)
- مهمانی مطبوعاتی (press Reception)
نکاتی در باب برگزاری نشست‌های مطبوعاتی :
- در نظر گرفتن بهترین زمان
برای برگزاری انواع نشست‌های مطبوعاتی باید بهترین زمان را در نظر گرفت.
البته باید به محدودیت‌هایی نظیر فوریت خبر، آمادگی خودتان و زمان انتشار رسانه را هم توجه کرد.
- سنجیدن برگزاری نشست
باید سنجید آیا مطلب با توجه به بودجه سازمان، پتانسیل طرح در یک نشست مطبوعاتی، فراخوان عکاسان و یا میهمانی مطبوعاتی را دارد یا نه.
- مطرح کردن مطالب مهمتر به بهترین شکل ممکن
مهم‌ترین نکاتی را که در نشست باید بیان شوند، مشخص و بهترین قالب را برای ارائه آن‌ها انتخاب کنید.
- انتخاب مکان مناسب
مکان مناسب را برای نشست انتخاب کنید. امکانات آن مکان را به دقت بررسی نمایید.
- در نظر گرفتن پذیرایی مناسب
بهترین پذیرایی را برای زمان استراحت خبرنگاران انتخاب کنید.
- دعوت از مهمانانی که دغدغه‌مند تر از سایرین‌اند
تنها از روزنامه‌نگاران و اشخاصی دعوت کنید که موضوع نشست، مورد علاقه آن‌هاست.
- طراحی صحیح و اصولی دعوت‌نامه
دعوت‌نامه را طوری طراحی کنید که تاثیرگذار باشد. همه اطلاعات لازم را با جزئیات ضروری در این دعوت‌نامه بگنجانید.
- پک کامل برای پایان نشست
لازم است تا پس از اتمام نشست خبری بسته مطبوعاتی شامل عکس، نمونه کالا، یا گزیده سخنان مهم را برای رسانه‌ها ارسال نماییم.
نتیجه‌گیری
همان‌گونه که در این مقاله ارتباطاتی به آن اشاره کرد؛ نقش راهبردی روابط عمومی ها، یکی از بارزترین و مهم‌ترین نقش‌ها است.
روابط عمومی می‌تواند با اشراف و احاطه بر اطلاعات درون و برون سازمانی، تصمیماتی مبتنی بر هدف اتخاذ کند و شناخت کاملی نسبت به محیط اطراف خود داشته باشد.
به‌این‌ترتیب، روابط عمومی کارآمد و موثر به عنوان یکی از مهم‌ترین وظایف مدیریت می‌تواند تصمیم گیری های مدیران را با موفقیت همراه نماید.
امید است این مقاله برای شما مفید بوده باشد.
سپاس از اینکه تا پایان همراه ارتباطاتی بودید.
من مهسا شیرعلی پور هستم. بنده در تیم ارتباطاتی با سمت مدیر محتوا مشغول به فعالیت هستم. امیدوارم مقالات من در وبلاگ ارتباطاتی بتواند گره گشای مسیر حرفه ای شما باشد.