کارکردهای روابط عمومی چه هستند؟

در این مقاله شما را در ابتدا با روابط عمومی و وظایف متخصصان روابط عمومی سپس با کارکردهای روابط عمومی و تاثیرآن روی موفقیت یک سازمان، شرکت یا برندسازی شخصی صحبت می‌کنیم.

روابط عمومی چیست؟

روابط عمومی یک فرایند ارتباطی راهبردی است که شرکت‌ها، افراد و سازمان‌ها برای ایجاد روابط سودمند متقابل با مردم از آن استفاده می‌کنند.

متخصص روابط عمومی یک برنامه ارتباطی تخصصی تهیه می‌کند و از رسانه‌ها و سایر رسانه‌های مستقیم و غیر مستقیم برای ایجاد و حفظ تصویر مثبت از برند و ارتباط قوی با مخاطب هدف استفاده می‌کند.

به بیان ساده، روابط عمومی یک فرایند راهبردی برای مدیریت انتشار و انتقال اطلاعات مربوط به سازمان به مردم است تا شهرت سازمان و برندهای آن حفظ شود.
این فرایند روی موارد زیر تمرکز دارد: 

• چه اطلاعاتی باید منتشر شود؟
• اطلاعات چگونه باید تهیه شوند؟
• اطلاعات چگونه باید منتشر شوند؟
• باید برای انتشار اطلاعات از چه رسانه ای استفاده کرد (معمولاً از رسانه های اکتسابی یا رایگان برای این موارد استفاده می‌شود).

هدف روابط عمومی

هدف اصلی روابط عمومی حفظ شهرت مثبت برند و حفظ ارتباط راهبردی با عموم مردم، مشتریان احتمالی، شرکا، سرمایه گذاران، کارکنان و سایر ذینفعان است.
نتیجه این فرایند منجر به ایجاد تصویر مثبت از برند و همچنین باعث می‌شود برند صادق، موفق، مهم و مرتبط به نظر برسد.

وظایف روابط عمومی

روابط عمومی با تبلیغات متفاوت است.
آژانس های روابط عمومی تبلیغات نمی‌خرند، برای خبرنگاران داستان نمی‌نویسند و روی تبلیغات جذاب با پرداخت پول تمرکز نمی‌کنند.
کارکرد اصلی روابط عمومی تبلیغ برند با استفاده از محتوایی است که در مجلات، روزنامه‌ها، کانال‌های خبری، وب سایت ها، وبلاگ‌ها و برنامه‌های تلویزیونی ظاهر می‌شود.

استفاده از رسانه های اکتسابی یا رایگان برای تبلیغ محصول یا خدمات سازمان‌ها و شرکت‌ها مزایای خاص خود را دارد.
زیرا اطلاعات مربوط به این رسانه ها خریداری نمی‌شود.
این رسانه ها دارای اعتبار شخص ثالث هستند و از این رو عموم مردم با شک و تردید به آن نگاه نمی‌کنند.

وظایف مدیر روابط عمومی و آژانس های روابط عمومی عبارتند از:

1. پیش بینی، تجزیه و تحلیل و تفسیر افکار عمومی و نگرش‌های مردم نسبت به برند و تدوین استراتژی هایی که از رسانه های رایگان یا اکتسابی برای تأثیرگذاری بر آنها استفاده می‌کند.
2. تدوین استراتژی هایی برای حمایت از هر کمپین و حرکت جدید برند از طریق مقاله‌های تحریریه‌ها
3. نوشتن و توزیع بیانیه‌های مطبوعاتی
4. گفتارنویسی
5. برنامه‌ریزی و اجرای رویدادهای ویژه اطلاع‌رسانی عمومی و روابط رسانه ای
6. نوشتن محتوا برای وب (وب‌سایت های داخلی و خارجی)
7. تدوین استراتژی روابط عمومی برای زمان‌های بحرانی
8. رسیدگی به حضور برند در رسانه های اجتماعی و پاسخ به نظرات عمومی مردم در شبکه های اجتماعی
9. مشاوره با کارکنان سازمان در خصوص سیاست‌ها، نحوه عمل، مسئولیت سازمان و مسئولیت آن‌ها
10. برخورد با سازمان‌های دولتی و قانون‌گذار به نمایندگی از سازمان
11. برخورد با گروه‌های عمومی و سایر سازمان‌ها با توجه به سیاست‌های اجتماعی و قوانین دولت
12. اداره روابط با سرمایه‌گذاران

کارکردهای روابط عمومی چیست؟

عملکرد روابط عمومی برای کمک به ایجاد اعتماد و اعتبار با گروه‌هایی که برای سازمان شما مهم هستند، طراحی شده است.
متخصصان روابط عمومی به افزایش آگاهی در مورد سازمان شما کمک می‌کنند و همچنین به آن سازمان فرصتی می‌دهند تا پیام خود را در داخل و خارج از شرکت شما تعریف، کنترل و توزیع کند.
عملکردهای موثر روابط عمومی همچنین می‌تواند سازمان شما را ارتقا دهد، به برقراری ارتباط در هنگام بحران کمک کند یا از شهرت آن در برابر حملاتی که افراد در رسانه ها به آن می‌کنند، دفاع کند.

نمایندگی رسانه

نمایندگی یک شرکت یا فرد در رسانه ها یکی از شناخته‌شده ترین کارکردهای روابط عمومی است.
مدیریت رسانه شامل توسعه و توزیع اخبار کتبی و ویدیویی، ارائه داستان برای روزنامه‌نگاران و پاسخ به سوالات خبرنگاران است.
بسته به سازمان، وظایف سخنگو نیز امکان دارد توسط روابط عمومی مدیریت شود.
نمایندگی رسانه ها شامل نظارت و اندازه‌گیری پوشش خبری سازمان یا فرد نیز می‌شود.

ارتباط در زمان بحران

حفاظت از شرکت در برابر تهدید شهرت آن یکی دیگر از کارکردهای روابط عمومی است.
در حالی‌که نمایندگی رسانه ها بخشی از ارتباطات بحران است، تهیه یک برنامه ارتباطی برای زمان بحران و آموزش رهبر و کارکنان برای اجرای آن نیز توسط روابط عمومی اداره می‌شود.
یک برنامه ارتباطی بحران که توسط تیم روابط عمومی تدوین شده است، معمولاً شامل تعیین تدارکات و تمهیدات ویژه برای خبرنگاران، تعیین سخنگوی رسمی زمان بحران، توسعه پیام‌های هدفمند برای مخاطبان داخلی و خارجی و آموزش رهبری شرکت در مورد چگونگی پاسخ به سوالات سخت یا خصمانه است.

توسعه محتوا

تهیه اسناد به صورت کتبی و الکترونیکی از دیگر کارکردهای روابط عمومی است.
نمونه‌هایی از محتوا که توسط بخش روابط عمومی توسعه یافته شامل خبرنامه‌های شرکت، وبلاگ‌ها، سخنرانی‌ها و گزارش‌های سالانه است.
محتوا همچنین امکان دارد برای یکی دیگر از اعضای شرکت مانند نامه‌ای از مدیرعامل به کارکنان نوشته شود.
اغلب، یک بخش روابط عمومی با بخش دیگری همکاری می‌کند تا مطمئن شود که پروژه با پیام کلی شرکت مطابقت دارد.
به عنوان مثال، واحد روابط عمومی امکان دارد با بخش‌های تبلیغات و بازاریابی در زمینه نوشتن توضیحات، گزارش یا محتوا در مورد یک محصول یا خدمات جدید همکاری کند.

روابط ذینفعان

ذینفعان هر شخص یا گروهی هستند که به اهداف یا اقدامات یک سازمان علاقه‌مند هستند یا امکان دارد تحت تأثیر آنها قرار بگیرند.
نمونه ذینغعان مانند کارکنان شرکت، وام‌دهندگان و سازمان‌های دولتی است.
نمایندگی یک سازمان در گروه‌های ذینفع از دیگر کارکردهای روابط عمومی است.
به عنوان مثال ، شما می‌خواهید به کارمندان و کارکنان آینده‌نگر، تصویر مثبتی از کسب و کار خود را بدهید و آن را مرتبط، موفق و مهم جلوه دهید تا مردم  بخواهند برای شما کار کنند.

مدیریت شبکه های اجتماعی

ایجاد، نظارت یا افزایش حضور آنلاین یک سازمان یا فرد از دیگر کارکردهای روابط عمومی است.
وظایف خاص امکان دارد شامل ایجاد یا به‌روز رسانی صفحات فیسبوک، توییت کردن اطلاعات و مراقبت از آنچه دیگران در فضای مجازی در مورد یک سازمان می‌گویند، باشد.